「出席簿のデータ」として「▽◇☆彡が〇〇月△△日に☆★の理由で休んだ」は問答無用(笑)で不可欠です。
これを「月ごと(あるいは学期ごと)出席簿」として紙媒体に書き出すときには、学校名と担任氏名も必要です。もちろんのこと、休んだ理由である「☆★」も必要であり、こうした「データを構成するためのデータ」を「メタ・データ」と呼称します。
メタ・データを、どんな手順で入力し、どこに保存するか？
その「学校名」や「担任名」をEXCEL・BOOKの中に埋め込んだら・・・
生徒名他をBOOK内に保存することと、なんら変わりありませんね！
メタ・データもまた、DB(データベース)に格納しましょう！